"Ich bin gerade in einer Besprechung...

… und rufe später zurück.“ Ist es Ihnen auch schon einmal so gegangen? Sie wählen eine Handynummer, es läutet, der gewünschte Gesprächspartner hebt ab, man ist noch nicht einmal dazu gekommen sein Begrüßungssprüchlein aufzusagen und wird schon unterbrochen. Am besten auch noch entnervt und vorwurfsvoll, als ob man es natürlich wissen müsste dass der Adressat gerade in einem wichtigen Meeting ist. Wo auch sonst.

Mich ärgert das immer, zeugt es doch von einem schlechten Stil in mehrfacher Hinsicht. Zum einen sollte man in einem wichtigen Meeting gar kein Handy dabei haben und wenn, dann sollte es stumm sein. Wenn es dann aus versehen läutet und man will es nicht wegdrücken, dann kann man es durchvibrieren lassen bis zur Mailbox. So hat man als Anrufer wenigstens die Gelegenheit eine Nachricht zu hinterlassen. Handys mit eine Besprechung zu nehmen ist in aller Regel, ein Zeugnis mangelnder Wertschätzung der anderen Teilnehmer gegenüber und gegenüber dem Ziel des Meetings. Sie auf den Tisch zu legen und gelegentlich damit zu spielen ist ein deutlicher Beweis dafür dass das Thema nicht interessiert.

Zum anderen ist der einzig verbleibende logische Grund, während einer Besprechung an ein Handy zu gehen der, dass man einen wichtigen Anruf erwartet. Doch derart dreist abgewürgt zu werden hinterlässt die deutliche Botschaft: „Du bist es nicht.“

Wollen Sie also souverän und höflich auf solch einen Anruf reagieren, dann nehmen Sie sich wenigstens ein paar Sekunden mehr Zeit, flechten Sie eine kleine Entschuldigung ein, fragen Sie ob es nur eine kurze Anfrage ist oder ob man sich zu einem späteren Zeitpunkt mehr Zeit nehmen solle. Und vor allem: Rufen Sie dann auch zurück! Sonst ist Ihre Glaubwürdigkeit gleich dahin.

Der Königsweg ist es allerdings, alle Handys der Besprechungsteilnehmer bei einer „vorgelagerten“ Assistenz zu deponieren, oder die Nummern umzuleiten. So hat man immer jemand den man erreicht, der eine Notiz aufnehmen kann und einem sagen kann wann ein geeigneterer Zeitpunkt wäre.

kürzer-schneller-flacher

Diesmal vielleicht etwas persönlicher als sonst ;-)

Anfang des Jahres habe ich bei "Spotify" ein Abo abgeschlossen, dass ich heute wieder aufgekündigt habe. An dieser Plattform gibt es nichts auszusetzen, alles funktioniert so wie versprochen und die Auswahl ist enorm. Für die die Spotify noch nicht kennen, es ist eine Möglichkeit eine Unmenge von Musik für einen monatlichen Beitrag von 10€ zu hören. Dabei können Smartphones, Tablets oder PC genutzt  werden und das Ganze ist dann auch noch offline möglich. Die Kündigung ist monatlich möglich und geht auch ganz unbürokratisch. Toll!

Im Rahmen des Kündigungsvorgangs wurde ich nach meinen Beweggründen gefragt und das fand ich jetzt spannend. Ich bin ein großer Musikfreund und beschäftige mich auch gerne damit. Was ich seit Jahren bedauere ist, dass es kaum noch Bands gibt die sich wirklich Mühe mit Ihrer Musik geben, über Monate an einem Album arbeiten, jede Menge Herzblut hineinstecken und am Ende vielleicht noch eine Botschaft damit verbinden. Wo sind die Pink Floyds, Emerson Lake an Palmers, The Whos oder die Barkley James Harvests von heute. Wollte man vor 20, 30 Jahren Zuhörer erobern musste man kreativ sein und sich was einfallen lassen.

In unsrer Casting Gesellschaft ist Schnell- und Kurzlebigkeit angesagt. Fünf Stunden nachdem der Gewinner feststeht ist ein komplettes Album mit typischen Mainstreamgedudel auf dem Markt. Weitere fünf Monate später kennt den Sieger kaum noch jemand. Christina Perri, Adele oder Rihanna tolle Stimmen, aber kaum ein Profil was der Unterscheidung dient. Das sind durchaus Talente, vielleicht auch Entertainer, aber Musiker oder Künstler sind das nicht. Für solche musikalischen Eintagsfliegen sind Plattformen wie Spotify super, denn am Ende hat man auch nicht so viel Schrott im Schrank stehen.

Für mich habe ich festgestellt, dass ich für Musik die mir gefällt auch gerne bereit bin ein paar Euro in die Hand zu nehmen, ihr einen Wert zu geben. Was nutzen mir 1000 Alben auf der Festplatte, von denen ich mit einem gewissen zeitlichen Abstand nicht einmal mehr weiß wie der Künstler heißt. Wer etwas sammelt, sollte auch wissen um was es geht. Zudem ist es schön ein Album in der Hand zu halten, es zu begreifen und vielleicht auch etwas im Booklet zu blättern. Möglicher Weise ist es weil ich aus der Generation komme, in der man sein Taschengeld aufgespart hat um sich ein Album zu leisten und sich dann später mit Freunden getroffen hat um es gemeinsam zu hören. Mag sein, dass das für jemanden der den 50ger schon vor sich sieht nostalgisch klingt, aber die Qualität moderner Musik ist dennoch unterirdisch. (Klar, es gibt Ausnahmen)

Schließlich stellt sich mir die Frage: Ist die Musik flacher geworden weil sie kurzlebiger ist (Economy of Scale), oder gibt es wenige ernstzunehmende Musiker weil nichts mehr damit verdient werden kann (es nicht mehr wertgeschätzt wird)? Die Frage ob Beatles oder Rolling Stones war früher fast ideologisch. Die Frage ob Maroon Five oder Snowpatrol ist schnurz egal.

Als ich das schreibe, sitze ich jedenfalls in der Nähe des "Plattenladens" meines Vertrauens, gehe gleich hinüber, ziehe mir ein paar Alben heraus, höre sie kurz an und wenn etwas wertvolles dabei ist, kaufe ich es mir! Manchmal ist weniger eben doch mehr.

Noch eine Anmerkung: Diesen Zusammenhang (Reach or Richness Trade-Off) beobachte ich auch schon seit geraumer Zeit an Hochschulen und in den Sozialen Medien. Doch das ist ein Thema für einen späteren Blog.

Fallstrick: Management-Software

Neulich lief mir ein charmantes Zitat über den Weg, dass die Diskrepanz zwischen Erwartungshaltung und Realität von Projekten recht gut beschreibt. 

"Ein Projektmanager ist jemand der glaubt, dass neun Frauen, ein Kind in einem Monat auf die Welt bringen können."

Hier geht es sowohl um Arbeitsteilung, als auch um die Rolle des Menschen als "Resource". Der richtige Einsatz von Menschen durch Management (und man sollte sich hier bewußt nicht nur auf Projekte beschränken) ist vielschichtig, systemisch und er folgt keinem Dreisatz oder itterativen Berechnungen.

• Wenn ein Lkw 200 Kisten transportieren kann dann schaffen 2 Lkw's 400. Das funktioniert.
• Wenn aber ein Lkw 30l auf 100 km mit 80 km/h verbraucht ist es keineswegs so, dass 60l benötigt wenn er 160 fährt. Hier wird jeder den Kopf schütteln, denn welcher Lastwagen fährt schon 160km/h und selbst wenn, würde er, nicht exakt das Doppelte brauchen.

In kleinen Teams ist die Aufteilung von Arbeitspaketen kein Problem. Man weiß was die "Kollegen" so drauf haben. Die Kommunikation fällt leicht und man kann sich für die Tätigkeiten melden, die einem am meisten liegen. Hier kommt auch keine Software zum Einsatz, schließlich würde man hier mit Kanonen auf Spatzen schießen.

Technik die entgeistert

Von der technischen Unterstützung darf man sich hier nicht allzu viel erwarten. Niemand sollte dem Irrglauben verfallen, man brauche nur eine Software einzusetzen und alles wird gut. Es würde natürlich niemand zugegeben, aber Software und speziell Projektmanagement Tools werden gerne beschafft um Führungsschwächen auszugleichen,denn sie zeigen den Projektarbeitern was noch zu tun ist, man kann wunderbar hinterfragen wieso das Arbeitspaket wie "beschlossen" nicht fertig ist und auf den zeigen der sein Soll noch nicht erfüllt hat. 

Lineare Begründungen wie "Ich konnte das nicht fertigstellen, weil...", gelten als fadenscheinig während die komplexen, dynamischen Ursachen nicht erkannt werden. In der Konsequenz würde dies den ursprünglichen Plan in Frage zu stellen, was immer ein mühsamer Prozess ist und den man gerne vermeiden möchte.

Organisation ist alles

Stellen wir uns die Küche eines kleinen Restaurants vor. Sieben Köche, je einer für Suppen, Salate und Nachspeisen. Der Rest kümmert sich um Fleisch, Beilagen und Gemüse, während der Chef für die richtige Qualität, den Einkauf, den Speiseplan und das gesamte Arangement sorgt . 

Dass dies einer allein nicht schafft ist klar. Unsere glorreichen Sieben aber liefern alle geforderten Gerichte in der angemessener Zeit aus, so dass das Restaurant um rechtzeitig schließen kann. Dann wird noch eine Stunde aufgeräumt und geputzt und nachhause gegangen.

Doch wie sähe das mit 14 Köchen aus? Damit es keine Kollisionen gibt, müsste die Küche doppelt so groß sein und ebenso alle Gerätschaften zweifach vorhanden sein. Wenn wir aber nicht mehr Gäste in das Restaurant hinein bekommen, hätten diese doppelt so schnell zu essen um die nunmehr 200 gekochten Gerichte um die Öffnungszeiten einzuhalten. Das macht dermaßen wenig Sinn, dass es müßig ist darüber nachzudenken wie es wohl wäre 200 Köche in der Küche zu beschäftigen. Wenn man mal von einer Wette für "Wetten dass..." absieht.

Das Küchenbeispiel zeigt uns zweierlei Ansätze.

1. Wir dürfen nicht die (Kunden-)Projekte den Möglichkeiten unserer Teams anpassen, sondern man muss sich gerade umgekehrt fragen: Welche Teamzusammensetzung erfordert das Projekt? Wir reden zwar oft von Matrixorganisationen, nutzen sie aber nicht. Ein Fehler, der nicht nur den Köpfen des Managements entsteht, sondern auch der inneren Einstellung von Mitarbeitern geschuldet ist. ("Ich bin eingestellt worden für...".) Mein Tipp an die Mitarbeiter wäre hier, nicht nur dem Wortlaut des Arbeitsvertrages zu folgen, sondern sich auch zu hinterfragen. Worin bin ich gut? Wo liegt mein Herzblut? Mein Ratschlag an die Chefs ist, dies auch zuzulassen.
2. Kleinere Teams sind häufig leistungsstärker als ein große. Die Mitglieder empfinden diese als überschaubarer, denn sie können die Ziele, Kompetenzen und Eigenheiten der Kollegen besser einschätzen. Schlussendlich bleibt daher für die Projektmitarbeiter mehr Zeit um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, statt auf irgendwelche Machtgerangel.

Es menschelt

Der Mensch ist der größte Risikofaktor, aber auch die beste Chance in diesem System. Die Qualität von führen und geführt werden, ist sehr stark abhängig von Befindlichkeiten. Die Menschen und ihre Beziehungen bringen immer eine Historie mit und selbst wenn wir jemanden zum ersten mal sehen, gehen wir das nie frei von Vorurteilen (Schubladendenken) an. Darin steckt aber auch die Möglichkeit durch Intuition und Erfahrung systemische Komplexität zu bewältigen, ohne sie zuvor bis ins Detail analysiert zu haben. Bei einigen klappt das ganz hervorragend, andere müssen das mehr oder weniger mühsam lernen. Glücklich darf sich derjenige schätzen, der einen Mentor hat (und diesen auch zulässt).

"Leben ist das, was passiert, 

während du eifrig dabei bist, 

andere Pläne zu machen."

John Lennon

Fazit

Diese Gedanken sollen kein Plädoyer gegen Software zur Managementunterstützung sein. Sie hilft uns den aktuellen Zustand transparent zu halten und entlastet uns bei der Kommunikation und Kalkulationen. Sie darf aber auch keine Entschuldigung für eventuelle Fehler sein, denn das würde bedeuten, das nicht wir die Software, sondern die Software uns beherrscht. Wir müssen erkennen, ob die Werte die sich dahinter verbergen noch mit der Realität übereinstimmen. Dies zu gewährleisten ist Führungsaufgabe. Final geht es dann darum, den Schreibtischstuhl zurück zu rollen, aufzustehen und mit den Leuten zu reden. Sie zu unterstützen, über die Schulter zu schauen und nicht zu vergessen, auch mal auf diese zu klopfen.

"3x KO" - Woher kommt der Name dieses Blogs?

Nachdem ich mich seit über 20 Jahren mit Wissensmanagement und Mitarbeiterführung beschäftige komme ich immer wieder zu dem Schluss, dass manche scheinbar komplexe Zusammenhänge schlussendlich doch ganz einfachen Prinzipien folgen. Die drei Ko's (KOmmunikation, KOntext, KOepfe) zeigen sehr gut um was es bei dem Thema Wissensmanagement geht. Da alle drei Komponenten gleichberechtigt sind ist es auch gleich welche wir zuerst betrachten wollen, doch fangen wir mit den Köpfen an.

Auch heute gibt es immer noch Leute die meinen Wissensmanagement sei an technische Plattformen gebunden und wenn man nur ein Wiki einführt oder eine Social Media Plattform nutzt, dann macht man schon Wissensmanagement. Doch genau andersherum wird ein Schuh draus. Das Wissen und die Erfahrung ist immer an die Personen geknüpft. Ziel ist es die richtigen Personen zusammenzubringen und diesen Vorgang können Plattformen unterstützen. Das Zusammenspiel zwischen Menschen und Plattformen bedarf einiges an Vorüberlegungen. Die Qualität ist aber häufig schwer steuerbar. Wer hätte schon gedacht dass facebook solch einen Erfolg erzielt und andere in die Bedeutungslosigkeit verschwinden. Daher sind die Köpfe ein Fokus.

Jeder Kopf für sich allein ist wertvoll, wenn die Köpfe aber anfangen miteinander zu interagieren, dann entsteht Wertschöpfung und das für alle Seiten. 

1. Wenn die richtigen Leute an den richtigen Themen dran sind haben sie Spaß. Bestenfalls geraten sie in einen regelrechten Flow.
2. Sie bringen die Themen weiter, was Anderen, der Umwelt, der Organisation, den Unternehmen, den Kunden und der Gesellschaft auch weiter hilft.

Hierzu brauchen sie die Kommunikation. Erfahrungsgemäß entstehen hier die größten Reibungsverluste, auch Missverständnisse genannt. Schuld daran ist die Selbstverständlichkeit mit der wir sie hinnehmen. Das geht schon bei der Wortwahl und Grammatik los. Als Dozent korrigiere ich regelmäßig Semiararbeiten und wundere mich oft wie schludrig deutsche Muttersprachler schreiben, während Studenten aus dem Ausland sich sehr um die richtigen Formulierungen bemühen und nicht selten dadurch schöner zu lesen (und zu korrigieren) sind.

Steigt man in die zwischenmenschlichen Kommunikation tiefer ein, lernt man Missverständnisse und wie sie entstehen zu erkennen und zukünftig auch zu vermeiden. Im Wissenstransfer gewinnt diese Kommunikationskompetenz umnehmend an Bedeutung.

Wenn nun die richtigen Köpfe beisammen sind und die Kommunikation steht, gilt es die richtigen Inhalte zu finden. Im Umgang mit Wissen geht es nicht im klassischen Smalltalk, sondern um Know-how Entwicklung und Austausch. Die reine Informationsvermittlung greift daher zu kurz, denn laut Definition entsteht Wissen dadurch, dass man die Information in den richtigen Kontext setzt. Hier ist sowohl Wissensgeber, als auch der Nehmer gefragt. Der Geber muss sich überlegen, was der Nehmer braucht um die Inhalte richtig zu verstehen und der Nehmer muss hinterfragen, wenn ihm noch Kontext fehlt um es für sich in den richtigen Zusammenhang zu bringen.

Hier ein Beispiel das ich gerne verwende, um zu zeigen wie Kontext den Inhalt von Informationen verändern kann:

• Ich fahre 70kmh - ?
• Auf der Autobahn. - Das ist wenig.
• In der 50ger Baustelle. - Das ist viel.
• Als Notarzt auf dem Weg zum Notfall. - Das ist wenig.

Im Kontext ist gleichzeitig auch die Kultur impliziert (ein viertes K). Wenn Informationen kommuniziert werden, ist es durchaus bedeutsam wie man mit Fehlern umgeht, wie offen kommuniziert wird und ob man die kulturellen Rahmenbedingungen verstanden werden.

Wer also Wissen in seiner Organisation entwickeln, einsetzen und damit auch Wertschöpfung erzeugen will, muss alle drei Standbeine im Auge behalten und im richtigen Mix verwenden. Hierauf soll in diesem Block immer wieder eingegangen werden. Fortsetzung folgt ;-)